Trouver un appel d'offres, c'est une chose. Savoir rapidement s'il représente une réelle occasion pour votre entreprise, c'en est une autre.
Une veille efficace ne consiste pas à accumuler des avis dans une boîte de courriel. Elle doit permettre d'identifier rapidement ce qui est pertinent, et d'écarter le reste sans y passer des heures.
Organiser sa veille
La première décision à prendre est de définir ce que vous cherchez. Vos critères de veille peuvent être organisés selon vos types de services, vos secteurs d'activité, les régions où vous intervenez ou les catégories de mandats que vous visez.
Le SEAO offre des fonctions de recherche et d'alerte qui permettent d'affiner ces paramètres. L'important ensuite est la régularité : une veille qui se fait quand on y pense n'en est pas vraiment une.
Centraliser ce que vous repérez
Lorsqu'on commence à surveiller plusieurs occasions simultanément, les informations se multiplient vite. Pour chaque appel d'offres, il est utile de conserver les informations essentielles au même endroit : titre, organisme, catégorie, échéance, état d'analyse, résultat.
L'objectif est d'avoir une vue d'ensemble à jour plutôt que de devoir retourner au SEAO chaque fois pour retrouver un numéro ou une date. Un registre de suivi des soumissions remplit exactement ce rôle — DocIndex en propose un en format Excel, pensé pour être simple à tenir à jour au fil de votre veille.
Lire avant de décider
Vous repérez un avis qui semble correspondre à ce que vous faites? Ne commencez pas encore à rédiger.
Le titre d'un appel d'offres donne rarement assez d'informations pour prendre une décision éclairée. Avant tout, téléchargez les documents disponibles et prenez le temps de les parcourir. Ce que vous cherchez à ce stade, c'est comprendre le besoin, identifier les conditions d'admissibilité et avoir une première idée des critères d'évaluation.
Parfois, quelques pages suffisent à confirmer que l'occasion n'est pas pour vous. D'autres fois, ça prend un peu plus de lecture avant de trancher. Dans les deux cas, c'est du temps bien dépensé.
GO ou NO GO?
Le principe du GO/NO GO est simple : avant d'engager des ressources dans la préparation d'une offre, prendre une décision délibérée plutôt que de glisser par défaut dans la rédaction.
Quelques questions pour guider cette réflexion :
- Le mandat correspond-il vraiment à nos services, pas en théorie, mais dans ce que nous faisons concrètement?
- Répondons-nous aux conditions d'admissibilité?
- Avons-nous les ressources, les références et l'expérience que l'appel d'offres semble exiger?
- Sommes-nous en mesure d'exécuter le mandat si nous l'obtenons?
- Avons-nous suffisamment de temps pour préparer une réponse de qualité d'ici l'échéance?
Une discipline qui s'installe progressivement
Au début, la décision GO/NO GO peut sembler difficile à trancher par manque de repères. Avec le temps et quelques soumissions dans les jambes, elle devient plus intuitive. Vous développez une connaissance de votre propre entreprise et de ce qui vous convient.
Garder une trace de vos décisions et de leurs résultats, même sur une ligne par occasion dans un registre de suivi, vous donnera progressivement une image plus claire des types de mandats qui correspondent le mieux à votre réalité.
Dans le prochain article, vous avez pris la décision GO : voici comment analyser les documents d'appel d'offres avant de vous lancer dans la rédaction.
Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Les exigences varient selon l'organisme, le contrat et l'appel d'offres concerné.
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