La décision est prise : vous soumissionnez.
La tentation à ce stade est d'ouvrir un document vierge et de commencer à rédiger. Résistez-y. Avant la rédaction vient une étape qui détermine souvent la qualité de l'ensemble : l'analyse complète des documents d'appel d'offres.
Lire tout le dossier, pas seulement les critères
Un appel d'offres peut comprendre plusieurs documents : instructions aux soumissionnaires, devis, annexes, formulaires, critères d'évaluation, bordereau de prix. Ces pièces doivent être considérées dans leur ensemble, parce qu'une exigence mentionnée dans les instructions peut avoir des répercussions sur la façon de remplir un formulaire en annexe.
Lors de cette première lecture, cherchez à repérer :
- La date et l'heure limites de dépôt
- La nature exacte du besoin exprimé et l'envergure du mandat
- Les conditions d'admissibilité, celles qui déterminent si vous avez le droit de soumissionner
- Les conditions de conformité, celles qui dictent comment votre soumission doit être présentée
- Les critères de qualité et leur pondération
- Les ressources demandées, les références ou expériences requises
- Les documents obligatoires, les formulaires à remplir, les signatures à obtenir
- Les modalités de dépôt et les exigences concernant le prix
Ce tour d'horizon complet, même s'il prend du temps, vous évitera des surprises désagréables à l'étape de la fermeture.
Admissibilité, conformité, qualité : trois notions à ne pas confondre
Une des erreurs les plus fréquentes chez les entreprises qui commencent à soumissionner est de confondre ces trois dimensions.
Lire les critères avant de rédiger
Lorsque des critères de qualité sont prévus, ils devraient devenir le fil conducteur de votre rédaction, pas une liste à cocher après coup.
Pour chaque critère, demandez-vous ce que l'organisme cherche réellement à évaluer. Quelles informations sont explicitement demandées? Quelles expériences peuvent appuyer votre réponse? Quelles ressources ou références pouvez-vous mettre en avant?
Cette lecture attentive vous évitera la réponse générique qui parle beaucoup de votre entreprise sans répondre précisément à ce qui est demandé, un problème très courant, et remarqué par les évaluateurs.
Identifier ce qui manque
L'analyse sert aussi à repérer ce que vous n'avez pas encore et que vous devrez obtenir avant de déposer votre soumission.
CV à jour. Fiches de projets de référence. Informations d'un partenaire ou sous-traitant. Attestations. Prix d'un fournisseur. Signature d'un dirigeant.
Plus ces manques sont identifiés tôt, plus vous avez de temps pour les combler sans précipitation. Certaines informations prennent du temps à obtenir, une signature de dirigeant qui voyage, un CV qu'un collaborateur externe tarde à envoyer et la dernière journée avant l'échéance n'est pas le bon moment pour le découvrir.
Un Modèle fiche de projet standardisé, utilisé pour chaque réalisation de l'entreprise au fil du temps, permet de maintenir une bibliothèque de références toujours prête à être adaptée. Cela évite de reconstruire chaque fiche de zéro à chaque soumission.
Surveiller les addendas jusqu'au dépôt
Une fois l'analyse terminée, la vigilance ne s'arrête pas là.
Des addendas peuvent être publiés pendant la période de soumission pour corriger une information, apporter une précision ou, dans certains cas, modifier une date d'échéance. Ils font intégralement partie des documents d'appel d'offres et votre réponse doit en tenir compte.
Ce que cette étape vous apporte
Analyser avant de rédiger peut sembler allonger le processus. En pratique, cette étape réduit les allers-retours, les oublis et les surprises de dernière minute. Vous entrez dans la rédaction en sachant exactement ce que vous devez produire, qui doit contribuer et ce qu'il faut encore obtenir.
La préparation de la réponse commence vraiment ici.
La prochaine étape : construire la réponse.
Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Les exigences varient selon l'organisme, le contrat et l'appel d'offres concerné.
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